เข้าระบบ Windows ตามปกติ จากนั้นเข้าโปรแกรม Browser โดยจะต้องเป็น Internet Explorer

Version 5.5 ขึ้นไป

หลังจากเข้าโปรแกรม Browser แล้ว ผู้ใช้สามารถเข้าระบบโดยเรียกที่ URL : ดังนี้

URL:

ระบบจะแสดงหน้าจอ Login เข้าระบบงานสารบรรณ โดยผู้ใช้สามารถเลือกปีฐานข้อมูล หรือ ปีของข้อมูลสารบรรณที่ต้องการเข้าไปดำเนินการ โดยกดลูกศรชี้ลง เลือกปีที่ปรากฏ จากนั้นป้อนชื่อและรหัสผ่าน ตามลำดับ

เข้าสู่ระบบสารบรรณ

ซึ่งในการป้อนรหัสผ่าน ระบบจะแสดงผลบนหน้าจอเป็น เครื่องหมาย “ ดอกจันทร์ ” เพื่อความปลอดภัยในการใช้งาน จากนั้น ตอบ ตกลง เพื่อยืนยันเข้าระบบ

กรณีที่ ผู้ใช้ป้อนชื่อหรือ รหัสผ่านไม่ถูกต้อง ระบบจะแจ้งข้อความเตือน เช่น

7 ป้อนชื่อผิด ระบบแจ้ง “ ชื่อของท่านไม่สามารถเข้าระบบได้ “

7 ป้อนรหัสผิด ระบบแจ้ง “ ท่านใส่รหัสผิด ไม่สามารถเข้าระบบได้ “

จากนั้นตอบ OK ระบบจะกลับมาหน้าจอเดิม เพื่อให้ผู้ใช้ป้อนชื่อและ รหัสผ่านอีกครั้ง

หลังจากป้อนชื่อและรหัสผ่านถูกต้อง ระบบจะตรวจสอบสิทธิการใช้งาน (เช่น ปกติ อ่านข้อมูลอย่างเดียว) และระดับในการอ่านเอกสาร รวมทั้งสิทธิในการสืบค้นข้อมูล เช่น ดูเอกสารระดับปกติ,ลับ,ลับมาก ฯ จากนั้น ระบบจะแสดงหน้าหลักของระบบ ซึ่งประกอบด้วยเมนูงานต่างๆ และ ชื่อ –หน่วยงานที่ผู้ใช้สังกัด ผู้ใช้ สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้จาก ส่วนที่ 2 ดังปรากฏในหน้าจอ

ตรวจสอบชื่อและหน่วยงานจากหน้าหลัก

ขณะเดียวกันระบบจะเปิดโปรแกรมเตือนเอกสารใหม่ (Flow Alert) ซึ่งจะปรากฏอยู่ที่มุมบนด้านซ้าย ของจอภาพ ระบบจะแสดงจำนวนรายการ เอกสารใหม่ที่ยังไม่ลงทะเบียนรับให้ทราบ (สังเกตแถบสีฟ้า) ผู้ใช้สามารถ เลือกเวลาที่ต้องการให้ระบบเตือนได้

การตั้งเวลาเตือน กรณีมีเอกสารใหม่ส่งมาที่หน่วยงาน

ผู้ใช้ เลือกเวลาในการเตือนได้ โดยกดลูกศรชี้ลง และเลือกเวลาเตือนตามที่กำหนด เช่น 1 นาที, 3 นาที, 5 นาที หรือ หยุด หากต้องการปิดหน้าจอการเตือน แต่ยังต้องให้โปรแกรมทำงานตามที่ตั้งเวลา ผู้ใช้สามารถปิดชั่วคราวโดยกดปุ่ม (Minimize) หรือ กดปุ่ม เพื่อปิดโปรแกรม โดยการปิดจะไม่ส่งผลกระทบไดๆ กับการทำงานในระบบ

หน้าหลัก เป็นหน้าจอแรก หลังจากเข้าสู่ระบบงานสารบรรณ ซึ่งถือเป็นเมนูหลัก ของระบบโดยมีส่วนประกอบแบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1. เมนูหลัก ประกอบด้วยเมนูหลักทั้งหมดของระบบ ซึ่งจะแสดงอยู่ด้านบน ในตำแหน่งเดิมของทุกๆ หน้าจอ ประกอบด้วย :-

8 หน้าหลัก เลือกเมื่อต้องการกลับมาหน้าแรกหรือเมนูหลักของระบบ (หน้าแรก)

8 ค้นหา เลือกเพื่อเข้าสู่หน้าจอ ค้นหาเอกสารในสมุดงานของหน่วยงาน

8 พิมพ์รายงาน เลือกเพื่อการพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ (ประเภทรายงาน)

8 ออกจากระบบ ต้องการออกจากระบบ โดยกลับมาหน้าจอป้อนชื่อและรหัสผ่านใหม่

หน้าค้นหา

พิมพ์รายงาน

ออกจากระบบ

ส่วนที่ 2. รายละเอียดผู้ใช้งาน เช่น แจ้งชื่อผู้ใช้ ,หน่วยงานที่สังกัด และชื่อองค์กร หรือหน่วยธุรกิจ

ส่วนที่ 3. เมนูสั่งการเอกสาร แบ่งเป็น 7 เมนู คือ

	หนังสือรอดำเนินการ ประกอบด้วยเมนูย่อย 8 เอกสารรอลงทะเบียน แสดงเรื่องซึ่งเป็นรายการที่ส่งเข้ามาใหม่ หรือ เรื่องเดิมส่งกลับมา 8 เอกสารรอดำเนินการ แสดงเรื่องที่อยู่ระหว่างดำเนินการ 8 เอกสารส่งคืน/เรียกคืน แสดงเรื่องที่ต้องตรวจสอบ เนื่องจากมีการตีกลับคืนมาจากผู้รับ
	ลงทะเบียนรับส่ง 8 ลงรับเอกสาร เข้าสู่หน้าจอสำหรับป้อนเอกสารรับเข้าจากภายนอก หน่วยงานของผู้ใช้ 8 สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน สำหรับป้อนข้อมูลของเรื่องที่ต้องการออกเลขที่เอกสารในหน่วยงาน สำหรับเวียนภายในองค์กร หรือ ติดต่อประสานงานในองค์กร (หัวหน้างาน ลงนาม) 8 สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก สำหรับป้อนข้อมูลเพื่อออกเลขที่ส่งออกภายนอกองค์กร (ผู้บริหารลงนาม)
	คำสั่งพิเศษ 8 คำสั่งพิเศษ สำหรับการส่งเอกสาร – ปิดงาน เป็นจำนวนมาก หรือพิมพ์รายงานสถิติ
	ทะเบียนรวม 8 เอกสารรับเข้า สำหรับแสดงรายการของเอกสารที่เป็นเรื่องรับเข้าจากภายนอก หรือ ลงรับผ่านระบบ (รับเอกสารมาจากหน่วยงานอื่น โดยรับต้นฉบับจากเมนูเอกสารรอลงทะเบียน) 8 เอกสารภายในหน่วยงาน สำหรับแสดงรายการของเรื่องที่หน่วยงานผู้ใช้ออกเลขที่สำหรับเวียนภายใน หรือออกเอกสารในนามหน่วยงาน (ลงนามโดยหัวหน้าหน่วยงาน) 8 เอกสารออกภายนอก สำหรับแสดงรายการของเรื่องที่ออกเลขที่ส่งภายนอกทั้งหมด
	รายการส่งเอกสาร 8 งานส่งถึง สำหรับตรวจงานที่ส่งไปหน่วยงานอื่นๆ หรือ ใช้ดึงเรื่องที่ส่งไปหน่วยงานอื่น กลับมา
	เอกสารที่ต้องติดตาม 8 เอกสารที่ต้องติดตาม รวบรวมเอกสารทุกสถานะ (ระหว่างดำเนินการ ส่ง ปิด ตรวจสอบ)ที่กำหนดให้เป็นเอกสารต้องติดตาม
	ควบคุมระบบ 8 ผู้ควบคุมงาน เมนูจัดการเกี่ยวกับผู้ใช้, หน่วยงาน หรือการตั้งค่าระบบเบื้องต้น

ส่วนที่ 4. การตั้งค่าการใช้งาน สามารถปรับแต่งการใช้งาน และมีเครื่องมือ และการสลับเปลี่ยนตะกร้างานและฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานในลักษณะ Single Log in

8 ปรับแต่งการใช้งาน การปรับแต่งจำนวนเรื่องที่ต้องการให้แสดงภายใน 1 หน้ารายการเอกสาร โดยผู้ใช้เลือกจำนวนเรื่องที่ต้องการ จากนั้นเลือกหน้าจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจำนวนรายการตามที่เลือกไว้ 8 เปลี่ยนรหัสผ่าน สำหรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้ 8 รายละเอียดผู้ใช้งาน แสดงรายละเอียดชื่อ-สกุล หน่วยงาน สิทธิการใช้งาน ชั้นความลับเอกสารที่ได้รับสิทธิ์ โดยแสดงทุกตะกร้างานที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ 8 ช่วยเหลือ แสดงคู่มือการใช้งานของระบบ 8 การติดตั้งโปรแกรม สำหรับดาวน์โหลดโปรแกรมเสริม เช่น Web Report, WebScan, WebViewer เป็นต้น 8 เปลี่ยนฐานข้อมูล สำหรับเปลี่ยนการใช้งานปีฐานข้อมูลสารบรรณ โดยไม่ต้องออกจากระบบก่อน 8 เปลี่ยนหน่วยงาน สำหรับเปลี่ยนตะกร้าการทำงานในฐานข้อมูลเดียวกัน โดยไม่ต้องออกจากระบบ ระบบจะแสดงชื่อตะกร้างานรองที่มีสิทธิ์ สามารถกดเลือก แล้วกดตกลงเพื่อเข้าทำงานตะกร้านั้นๆได้เลย 8 เข้าสู่หน่วยงานหลัก สำหรับเปลี่ยนมาทำงานตะกร้าหลัก (หน่วยงานแรกที่เข้าสู่ระบบได้) หมายเหตุ เมนู เปลี่ยนหน่วยงาน และเข้าสู่หน่วยงานหลัก จะปรากฏเฉพาะชื่อผู้ใช้ที่เข้าระบบมา และมีสิทธิ์เข้าทำงานได้มากกว่า 1 ตะกร้างาน

การเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้

ผู้ใช้สามารถสั่งเปลี่ยนรหัสใหม่ได้ด้วยตนเองจากเมนูเปลี่ยนรหัสผ่านของส่วนตั้งค่าการใช้งาน

เปลี่ยนรหัสผ่าน ผู้ใช้ป้อนรหัสเก่าที่ใช้เข้าระบบมา จากนั้น ป้อนรหัสผ่านใหม่ที่ต้องการ 2 ครั้งให้ตรงกันเพื่อยืนยัน แล้วกด ปุ่มตกลง

ระบบจะแจ้งข้อความ และ เก็บข้อมูลรหัสผ่านใหม่ไว้ให้ทันที เมื่อออกจากระบบ และเข้าระบบมาใหม่ผู้ใช้จะต้องป้อนรหัสผ่านใหม่ที่เปลี่ยนทันที

หน้าแสดงรายการเอกสารจากเมนูในหน้าหลัก

จากส่วนสั่งการเอกสารในหน้าหลัก ซึ่งประกอบด้วยเมนูสั่งการหลายเมนู ขออธิบายเมนูที่แสดงรายการเอกสารต่างๆ ในแต่ละเมนู ซึ่งรวบรวมและแสดงเอกสารในลักษณะต่างๆกัน ดังนี้

เมนูหนังสือรอดำเนินการ

เมนูหนังสือรอดำเนินการ รวบรวมงานรอดำเนินการในลักษณะต่างๆกัน เป็น 3 เมนู คือ

เอกสารรอลงทะเบียน จะแสดงรายการที่หน่วยอื่นๆ ส่งเอกสารผ่านระบบมาให้ (IN BOX) เช่น

งานธุรการส่วนงานกลาง รับเอกสารจากหน่วยงานอื่น และส่งเรื่องมาให้ โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม่ ที่ผู้ใช้ยังไม่ได้รับเลขทะเบียนเอกสาร สังเกตจากช่อง ทะเบียน จะเป็นเครื่องหมายรูปกระดาษ เพื่อให้ผู้ใช้กดเข้าไปดำเนินการรับเอกสารต้นฉบับ จากระบบ (รับ/ให้เลขทะเบียนเอกสาร) หรือ เรื่องเดิมที่เคยส่งให้หน่วยงานอื่นๆ และ หน่วยงานอื่นๆ นั้นได้รับและ ส่งเรื่องคืนมาให้ สังเกต ระบบจะรับเอกสารให้อัตโนมัติ โดยให้เป็นเลขทะเบียนเดิม สังเกตสถานะเป็น แฟ้มปิด

เอกสารรอลงทะเบียน

หมายเหตุ รูปกระดาษ หมายถึง เอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียนรับ

“สีฟ้า” รายการที่จะมีเอกสารฉบับจริงส่งมาให้ด้วย

“สีส้ม” รายการที่ไม่มีเอกสารฉบับจริงส่งมา โดยผู้ส่งให้ผู้รับ อ่านเอกสารแนบจากระบบ

สัญลักษณ์ หมายถึง รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

หากเป็นสีแดง หมายถึง งานที่เลยกำหนดระยะเวลาดำเนินการ ยังไม่เปิดอ่าน

สัญลักษณ์ หมายถึง รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

เอกสารระหว่างดำเนินการ จะแสดงรายการที่รับเข้ามาในหน่วยงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่มีเลขทะเบียนแล้ว หรือ เป็นงานสร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน และอยู่ในระหว่างดำเนินการ ยังไม่ปิดงาน ยังไม่จัดส่งไปหน่วยงานใดๆ ระบบจะแสดงข้อมูล สังเกตสถานะเป็น รูปนาฬิกา (กำลังดำเนินการ)

เอกสารระหว่างดำเนินการ

เอกสารส่งคืน ระบบจะแสดงรายการที่ผิดปกติ เพื่อให้ผู้ใช้เข้าไปตรวจสอบ โดยสังเกตจำนวนเรื่องที่แจ้งด้านใต้เมนู ส่วนเรื่องที่อยู่ภายในเมนูนี้ เช่น เป็นเรื่องที่มาจากผู้ใช้ส่งเรื่องให้หน่วยงานที่ 2 และหน่วยงานที่ 2 พิจารณาแล้วว่าเรื่องไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของตนเอง เจ้าหน้าที่หน่วยงานที่ 2 จะสั่ง “ตีกลับ” เอกสารคืนมา โดยสังเกต สถานะของเรื่องจะเป็น รูปดาวสีแดง

เอกสารส่งคืน/ตีกลับ

เมนูทะเบียนรวม

ประกอบด้วย 3 เมนู ซึ่งแต่ละเมนู จะแสดงเอกสารตามประเภทเมนูที่เลือก เช่น งานรับเข้า, งานสร้างส่งภายใน, หรือ งานสร้างส่งภายนอก ระบบจะแสดงเอกสารทุกสถานะ ทุกเรื่องของแต่ละประเภท ผู้ใช้สามารถสังเกตได้ว่าอยู่ที่เมนูใดอยู่ จาก map ด้านบน ดังภาพ

เมนูเอกสารรับเข้า รวมงานรับเข้าทุกสถานะ (ระหว่างดำเนินการ ส่ง ปิด ตรวจสอบ ฯลฯ)

เมนูเอกสารภายในหน่วยงาน รวมงานสร้างส่งภายในทุกสถานะ (ระหว่างดำเนินการ ส่ง ปิด ตรวจสอบ ฯลฯ) สังเกตได้จากสัญลักษณ์เอกสารสร้างส่งภายใน

เมนูเอกสารออกภายนอก รวมงานสร้างส่งภายนอก สังเกตได้จากสัญลักษณ์เอกสารสร้างส่งภายนอก

เมนูรายการส่งเอกสาร

	รวบรวมรายการเอกสารทุกประเภท (งานรับเข้า สร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอก) ที่ผู้ใช้ส่งให้หน่วยงานอื่น สำหรับตรวจสอบการรับเอกสาร การดำเนินงาน และสำหรับดึงเอกสารกลับ
ทั้งนี้ สถานะเอกสาร และเลขทะเบียนในหน้านี้ เป็นของหน่วยงานที่ผู้ใช้ส่งให้ สังเกตได้จากชื่อหน่วยงานส่งถึง จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า เรื่องเดียวกัน ส่งถึงหลายหน่วยงาน ระบบจะแสดงรายการเอกสารของผู้รับทั้งหมด

เมนูรายการส่งเอกสาร แสดงรายการเอกสารที่ส่งถึงหน่วยงานต่างๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบียนของผู้รับเอกสาร

แสดงเอกสารทุกประเภทของผู้ใช้ สังเกตสัญลักษณ์ประเภทเอกสารสร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอก

หากเป็นเอกสารรับเข้า ไม่มีสัญลักษณ์

เมนูเอกสารที่ต้องติดตาม

รวบรวมเอกสารทุกสถานะที่กำหนดให้เป็นเอกสาร “ติดตามการทำงาน” สามารถกำหนดได้จากเมนู แก้ไข, บันทึกงาน และเมนูส่ง เอกสารจะมีสัญลักษณ์ ติดตามงาน ดังภาพ

เมนูเอกสารที่ต้องติดตาม แสดงรายการเอกสารทุกประเภท ทุกสถานะที่กำหนดให้เป็นเอกสารติดตามการทำงาน

P หมายเหตุ หน้าแสดงรายการเอกสารทุกเมนูข้างต้น ปกติจะแสดงข้อมูลใหม่ก่อน แต่ผู้ใช้สามารถ สั่งเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้ โดยกดที่หัวคอลัมน์ ระบบจะเรียงจากน้อยไปมาก และมากไปน้อย ตามการกดแต่ละครั้งที่สลับกัน สังเกตจากเครื่องหมายรูป สามเหลี่ยม

ด้านฐานอยู่ด้านล่าง จะเรียงจากน้อย ไปมาก 5

ด้านฐานอยู่ด้านบน จะเรียงจากมาก ไปน้อย 6

หน้าแสดงรายการเอกสารจากผลการค้นหา

เมนูสั่งการเอกสารต่างๆข้างต้น และหน้าจอแสดงรายการเอกสารจากการค้นหา จะแสดงรายการในรูปแบบเดียวกัน ซึ่งผลการค้นหา จะแสดงรายการเอกสาร ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการค้น หากไม่ระบุประเภทเอกสาร (งานรับเข้า สร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทุกประเภท ดังภาพด้านล่างนี้ (สังเกตว่า เป็นกำลังทำงานใน mode ค้นหา จากแถบเมนูหลักที่เน้นที่ปุ่ม “ค้นหา”)

อธิบายรายละเอียดในหน้าแสดงรายการเอกสาร

รูปแบบการแสดงรายการเอกสารแต่ละรายการ แบ่งออกคอลัมน์ 9 ส่วน ดังนี้

สัญลักษณ์เอกสารแนบ แสดงเป็น icon ของเอกสารที่แนบ เช่น หากมีเอกสารแนบเพิ่มเติม จะแสดงเป็นสัญลักษณ์ ที่เลขทะเบียน ให้กดที่เลขทะเบียนเพื่อดูเอกสารแนบเพิ่มเติม

อธิบายเรื่องที่มีเอกสารแนบท้ายกับเอกสารแนบเพิ่มเติม

ในหน้าจอแสดงรายการเอกสาร อาจพบบางรายการมีเอกสารแนบเพิ่มเติมโดยระบบจะแสดงเครื่องหมาย รูปกระดาษพื้นสีเหลือง ในช่องของเอกสารเลขที่ ซึ่งบางเรื่องอาจมีทั้งเอกสารแนบต้นฉบับหรือต้นเรื่อง หรือ อาจมีเอกสารแนบเพิ่มเติม หรืออาจมีเอกสารแนบทั้ง 2 ชนิด

สัญลักษณ์แสดงสถานะของเอกสาร เช่น

(เหลือง) รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

(แดง)งานที่เลยกำหนดระยะเวลาดำเนินการ ยังไม่เปิดอ่าน

รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

(ฟ้า) งานระหว่างดำเนินการ ที่ลงรับ – สร้างไว้ แต่ยังไม่ได้ส่งหรือยังไม่ปิดงาน

(แดง) งานระหว่างดำเนินการ ที่ลงรับ – สร้างไว้ แต่ยังไม่ได้ส่งหรือยังไม่ปิดงาน และเลยระยะเวลาดำเนินการ

งานที่ปิดงานแล้ว

งานที่ส่งเรื่องต่อไปแล้ว

งานที่ยกเลิกแล้ว

งานอยู่ระหว่างตรวจสอบ

งานที่ถูกดึงกลับ/ตีกลับ

สัญลักษณ์ต่างๆ ที่มีเปลี่ยนไปตามขั้นตอนการทำงาน

1. เริ่มจากเรื่องเข้ามาใหม่ (ส่งมาจากหน่วยงานอื่น) ผู้รับยังไม่ได้เปิดจะเป็นรูปแฟ้มปิด แต่กรณีที่บันทึกเรื่องเอง จะเริ่มด้วยสัญลักษณ์ รูปนาฬิกา (ตามข้อ 3.)

2. เมื่ออ่านเอกสาร หรือ เปิดดูเอกสารแนบเรื่อง ระบบจะเปลี่ยนสัญลักษณ์เป็น

รูปแฟ้มเปิด

3. เมื่อกดรับต้นฉบับ หรือลงรับเอกสารโดยบันทึกเรื่องเองแล้ว สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็นงานระหว่างดำเนินการ รูปนาฬิกา

4. เมื่อดำเนินการเอกสารเรียบร้อยแล้ว เช่นบันทึกงาน คำสั่งการเรียบร้อยแล้ว

> กรณีส่งเอกสารต่อให้หน่วยงานอื่น ระบบจะเปลี่ยนสัญลักษณ์ จากนาฬิกาเป็นเครื่องหมายถูก (ส่งเรื่องต่อไปแล้ว)

> กรณีหน่วยงานปฏิบัติงานเรื่องนั้นเสร็จสิ้นลงโดยไม่ต้องส่งเรื่องต่อไปหน่วยงานอื่น เมื่อผู้ใช้สั่ง “ปิดงาน” ระบบจะเปลี่ยนสัญลักษณ์ จากนาฬิกา เป็นเครื่องหมายปิดงาน

5. เมื่อส่งเอกสารไปแล้ว

> หากส่งผิดและผู้ส่งดึงเอกสารกลับ

-กรณีส่งเอกสารมากกว่า 1 รายการแล้วดึงกลับไม่หมด ระบบจะคงสัญลักษณ์ส่งไว้

-กรณีส่งเอกสารมากกว่า 1 รายการ แล้วดึงเอกสารกลับทั้งหมด ระบบจะเปลี่ยนสถานะเอกสารเป็นงานระหว่างดำเนินการเช่นเดิม

> หากส่งผิดและผู้รับเอกสาร ตีกลับเอกสาร ระบบจะแสดงรายการเอกสารตีกลับที่เมนู เอกสารส่งคืน/เรียกคืนของผู้ส่ง และเปลี่ยนสถานะเอกสารเป็นสถานะ ตีกลับ (สีแดง)

6. เมื่อส่งเอกสาร หรือยังไม่ส่งเอกสาร แต่ต้องการหยุดการทำงาน โดยสั่ง “ตรวจสอบ” ระบบจะเปลี่ยนสถานะเอกสาร จากสถานะเอกสารเดิม เป็นสถานะเอกสาร ตรวจสอบ (สีเขียว) หากต้องการดำเนินการเอกสารต่อ สามารถสั่ง “สิ้นสุดการตรวจสอบ” แล้วดำเนินการต่อได้

7. เมื่อส่งเอกสาร หรือยังไม่ส่งเอกสาร แต่ต้องการยกเลิกเอกสาร โดยสั่ง “ยกเลิก” ระบบจะเปลี่ยนสถานะเอกสาร จากสถานะเอกสารเดิม เป็นสถานะเอกสาร ยกเลิก ทั้งนี้ เมื่อยกเลิกเอกสารแล้ว จะไม่สามารถคืนสถานะเอกสารเดิมได้อีก

สัญลักษณ์แสดงความด่วนของเอกสาร เช่น

ไม่มีสัญลักษณ์ ความด่วน เป็นปกติ

ด่วน

ด่วนมาก

ด่วนที่สุด

สัญลักษณ์แสดงประเภทของเอกสาร มี 3 ประเภท คือ

ไม่มีสัญลักษณ์ หมายถึง เอกสารรับเข้า

หมายถึง เอกสารสร้างส่งภายใน

หมายถึง เอกสารสร้างส่งออกนอกองค์กร

เลขทะเบียน แสดงเลขทะเบียนเอกสาร หรือหากยังไม่ลงรับเอกสาร แสดงเป็น หรือ ผู้ใช้สามารถกดเพื่อเข้าไปสั่งการ กับเอกสารเรื่องที่เลือกกดได้ ได้แก่การดูรายละเอียดเอกสาร บันทึกงาน ส่งเอกสาร ปิดงาน ตรวจสอบ สิ้นสุดการตรวจสอบ ลบเอกสาร จัดเก็บเอกสาร และยืมคืนเอกสาร

หน้ารายละเอียดเอกสารและสั่งการทำงาน เมื่อกดที่เลขทะเบียน หรือรูปกระดาษจากหน้าแสดงรายการเอกสาร

เอกสารเลขที่ ผู้ใช้สามารถกดเพื่อเข้าไป ตรวจสอบ,ติดตามขั้นตอนการทำงาน

ตลอดจนอ่านคำสั่งการ หรือบันทึกการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ที่เอกสารดำเนินการผ่าน

หน้าติดตามเอกสาร เมื่อกดที่เลขที่เอกสาร สำหรับติดตามการรับ-ส่งเอกสาร

สถานะการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน

วันที่ แสดงวันที่ลงรับ-สร้าง (กรณีเป็นเจ้าของผู้สร้างเอกสาร) หรือวันที่ส่งเอกสาร (กรณีได้รับเอกสารจากหน่วยงานอื่น)

เวลา แสดงเวลาที่ลงรับ-สร้าง (กรณีเป็นเจ้าของผู้สร้างเอกสาร) หรือเวลาส่งเอกสาร (กรณีได้รับเอกสารจากหน่วยงานอื่น)

เรื่อง แสดงรายละเอียดของเอกสาร โดยแสดงเรื่อง และข้อมูล จาก – ถึง ตามที่กรอกไว้ในการสร้างเอกสาร

อธิบายปุ่มการบนจอภาพ ภายใต้เมนูที่เลือก

ปุ่ม << หน้าที่แล้ว กดเมื่อต้องการกลับไปหน้าที่แล้ว มีเฉพาะหน้าจอที่มีรายการกว่า 1 หน้า

ปุ่ม หน้าถัดไป >> กดเมื่อต้องการพลิกหน้าถัดไป จากปัจจุบันอีก 1 หน้า

ไปหน้าที่ XX ผู้ใช้สามารถ กดลูกศรชี้ลงและ เลือกหมายเลขหน้าที่ต้องการเปิดอ่าน